Una entidad urbanística de conservación necesita conservar algo más que actas y facturas. Sus archivos deben permitir entender cómo se constituyó, qué infraestructuras atiende, cómo calcula sus cuotas y qué compromisos mantiene con propietarios, proveedores y administraciones.
Documentación constitutiva y urbanística
Estos documentos explican el origen, el ámbito y las obligaciones de la entidad. Conviene mantener tanto la versión vigente como antecedentes que ayuden a interpretar modificaciones o actuaciones posteriores.
- Estatutos y acuerdos de constitución o modificación.
- Proyecto de urbanización, planos e inventarios disponibles.
- Convenios, resoluciones y comunicaciones administrativas.
- Documentación sobre recepción y conservación de infraestructuras.
Gobierno, parcelas y cuotas
La trazabilidad entre titulares, parcelas, coeficientes, presupuestos y recibos es fundamental. Los cambios deben conservar su fecha y fuente para evitar que el sistema de cuotas dependa de hojas aisladas sin explicación.
- Actas, convocatorias y composición de los órganos de gobierno.
- Censo de titulares y parcelas con historial de cambios.
- Coeficientes y criterios de distribución utilizados.
- Presupuestos, padrones de cuotas, cobros y saldos pendientes.
Infraestructuras y conservación
Cada infraestructura debería disponer de un expediente que reúna planos, inspecciones, mantenimientos, incidencias y actuaciones. Esto facilita saber qué se ha hecho y qué riesgos o vencimientos siguen abiertos.
- Informes, proyectos y certificados técnicos.
- Planes de mantenimiento y partes de trabajo.
- Incidencias, fotografías y comunicaciones de seguimiento.
- Garantías y documentación de obras ejecutadas.
Contratos, seguros y expedientes
Los contratos deben relacionarse con el servicio o infraestructura a la que afectan. Los expedientes de obras, siniestros, reclamaciones o subvenciones necesitan un índice propio y un responsable de actualización.
- Contratos, anexos, renovaciones y facturas.
- Pólizas, siniestros y comunicaciones con aseguradoras.
- Ofertas, comparativas y acuerdos de adjudicación.
- Expedientes con asesores, técnicos y administraciones.
Archivo, acceso y protección
Un cuadro de clasificación, copias de seguridad y permisos por función reducen pérdidas y accesos indebidos. La conservación no significa que toda persona deba acceder a todos los documentos ni que los datos se mantengan sin criterio temporal.
- Definir responsables y niveles de acceso.
- Registrar versiones y fechas de actualización.
- Aplicar plazos de conservación y eliminación segura.
- Mantener una copia de seguridad verificada.
Nota informativa
La relación es orientativa. La documentación exigible, el acceso y los plazos de conservación deben concretarse según los estatutos, los expedientes y las obligaciones legales de cada entidad.