La documentación de la comunidad no es un conjunto de archivos aislados: permite acreditar acuerdos, entender las cuentas y continuar actuaciones abiertas. En un cambio de administración conviene inventariarla, comprobar su estado y dejar constancia de cualquier elemento pendiente.
Gobierno y vida de la comunidad
Los documentos de gobierno explican cómo se ha organizado la comunidad y qué decisiones siguen vigentes. Deben conservarse de forma cronológica y con una referencia clara a los acuerdos que todavía requieren ejecución.
- Libro de actas y copias de actas recientes.
- Estatutos, título constitutivo y normas internas disponibles.
- Convocatorias, delegaciones y comunicaciones relevantes.
- Relación actualizada de cargos e interlocutores autorizados.
Información económica y bancaria
La entrega económica debe permitir reconstruir la situación a una fecha concreta. No basta con un saldo final: hacen falta los movimientos, justificantes y criterios necesarios para entenderlo.
- Presupuesto vigente, liquidaciones y balances.
- Extractos, conciliaciones, facturas y justificantes de pago.
- Relación de recibos emitidos, devoluciones y saldos individuales.
- Fondo de reserva, obligaciones próximas y cuotas extraordinarias abiertas.
Contratos y asuntos en curso
El nuevo responsable debe conocer tanto los servicios recurrentes como los expedientes que requieren una actuación próxima. Una ficha breve por asunto ayuda a no perder plazos ni repetir gestiones.
- Contratos de mantenimiento, suministros, seguros y otros servicios.
- Relación de empleados y documentación gestionada por la asesoría correspondiente.
- Incidencias, siniestros, obras, subvenciones y reclamaciones en curso.
- Presupuestos solicitados y compromisos aún no facturados.
Inventario y entrega segura
Conviene registrar qué se entrega, en qué soporte y en qué fecha. Los accesos digitales deben transferirse o sustituirse sin compartir contraseñas personales, y los datos de propietarios deben tratarse únicamente por canales adecuados.
- Inventario firmado o confirmado por las partes que intervienen.
- Listado separado de documentos pendientes y motivo.
- Transferencia controlada de archivos, llaves y libros físicos.
- Revocación de accesos anteriores cuando la transición haya finalizado.
Nota informativa
El contenido es una lista orientativa. Los documentos exigibles, sus plazos de conservación y la forma de entrega pueden variar; deben comprobarse conforme a la situación de la comunidad y a las obligaciones aplicables.